En este documento, exploraremos los conceptos fundamentales relacionados con la definición y administración del cambio en un entorno empresarial.
A medida que las organizaciones evolucionan y se adaptan a un mundo en constante transformación, la capacidad de gestionar el cambio de manera efectiva se vuelve esencial para el éxito y la supervivencia. De cara a lo que estamos viviendo en materia de #diversidad e #inclusión , el contar con una buena administración del cambio pasa a tener un rol fundamental a la hora de implementar políticas tendientes a mejorar la inclusión y oportunidades de los distintos grupos que integran una organización.
Fundamentos y definición de la gestión del cambio.
El cambio organizacional se refiere a la modificación planificada de los procesos, estructuras y comportamientos dentro de una organización con el fin de lograr una mejora en su desempeño y adaptarse a nuevas circunstancias. Según John P. Kotter, un renombrado experto en cambio organizacional, el cambio es el proceso de llevar a cabo una transformación organizacional significativa y sostenible.
La gestión del cambio es crucial para las organizaciones porque les permite adaptarse a nuevas oportunidades y desafíos, mejorar su eficiencia y mantener una ventaja competitiva. Además, el cambio bien gestionado puede impulsar la innovación, aumentar la motivación y el compromiso de los empleados, y promover una cultura de aprendizaje continuo.
Fases del proceso de gestión del cambio
El proceso de cambio generalmente consta de varias etapas, que incluyen:
- La preparación,
- La planificación,
- La implementación y
- El mantenimiento del cambio.
Durante cada fase, es importante tener en cuenta los factores humanos, como la resistencia al cambio y la comunicación efectiva, para asegurar una transición exitosa.
Factores clave para la administración del cambio
- Liderazgo efectivo.
- Comunicación clara y constante.
- Participación y empoderamiento de los/as colaboradores/as.
- Gestión a la resistencia del cambio.
Fuerzas facilitadoras e inhibidoras del cambio en las organizaciones
Las organizaciones enfrentan una serie de fuerzas que pueden facilitar o inhibir el cambio. Comprender estas fuerzas es fundamental para una gestión efectiva del cambio en una organización. A continuación, exploraremos los fundamentos teóricos y prácticos de las fuerzas facilitadoras e inhibidoras del cambio.
- Necesidad de adaptación.
- Oportunidad de mejora y crecimiento.
- Innovación y avance en tecnología.
- Fuerzas inhibidoras del cambio
- Resistencia al cambio.
- Cultura organizacional arraigada.
- Falta de recursos y oportunidades.
La resistencia al cambio puede estar explicada tanto por factores individuales propios de cada integrante de una organización como de la organización en sí misma. Veamos, por ejemplo, lo que plantea Robbins (2019), en el Capítulo 19 de su libro Comportamiento organizacional, donde profundiza tanto en las motivaciones individuales como organizacionales.
Es hora de conocer las fuentes de resistencia organizacional al cambio.
Amenaza a la asignación establecida de recursos
Los cambios pueden requerir una redistribución de recursos dentro de la organización. Aquellos que poseen poder y control sobre la asignación de recursos pueden resistirse al cambio si perciben que sus intereses o influencia se verán amenazados.
Amenaza a las relaciones de poder establecidas
El cambio puede perturbar las relaciones de poder y autoridad existentes dentro de la organización. Aquellos en posiciones de poder pueden resistirse a los cambios que puedan socavar su autoridad o influencia, lo cual puede dificultar la implementación exitosa de nuevas iniciativas.
Amenaza a la experiencia
Las personas y grupos dentro de una organización pueden resistirse al cambio si sienten que sus conocimientos y experiencia se vuelven menos valiosos o irrelevantes como resultado del cambio propuesto. La resistencia puede surgir de la necesidad de proteger su experiencia y mantener su estatus.
Inercia del grupo
Los grupos de trabajo pueden desarrollar una inercia colectiva, resistiéndose al cambio debido a la presión social para mantener la cohesión y la estabilidad. Los grupos pueden resistirse a la adopción de nuevas prácticas o enfoques debido a la influencia de normas grupales y la resistencia al cambio en el entorno social.
Enfoque limitado del cambio
Las organizaciones están constituidas por cierto número de subsistemas interdependientes. No puede cambiarse uno sin afectar a los demás. Por tanto, los cambios limitados en los subsistemas tienden a ser anulados por el sistema mayor.
Inercia estructural
Las estructuras organizativas establecidas pueden generar resistencia al cambio. Las normas, reglas, procedimientos y sistemas existentes pueden volverse arraigados y difíciles de modificar. La inercia estructural puede dificultar la implementación de cambios significativos debido a la resistencia al abandono de métodos familiares y cómodos.
Es importante comprender estas características y formas de resistencia al cambio para poder identificarlas y abordarlas de manera efectiva. Reconocer y comprender las formas de resistencia implícitas y explícitas permite a los líderes y equipos de cambio abordar las preocupaciones y desafíos que surgen durante el proceso de cambio.
Al gestionar la resistencia implícita al cambio, es importante fomentar la participación activa de las personas afectadas, crear un entorno seguro y de confianza para que compartan sus preocupaciones y perspectivas, y proporcionar información clara y transparente sobre el cambio. La comunicación efectiva y la participación significativa pueden ayudar a involucrar a las personas y mitigar la resistencia implícita al cambio.
Por otro lado, la resistencia explícita al cambio requiere una gestión más directa y activa. Es importante abordar abiertamente las preocupaciones y objeciones de las personas, escuchar sus puntos de vista, brindar explicaciones claras sobre el cambio y sus beneficios, y buscar soluciones y compromisos mutuamente satisfactorios. La comunicación honesta y abierta, el involucramiento activo de las partes interesadas y la gestión efectiva del conflicto pueden ayudar a superar la resistencia explícita al cambio.
Es fundamental recordar que la resistencia al cambio es una reacción natural y esperada en cualquier proceso de transformación. Identificar las formas de resistencia, tanto implícitas como explícitas, es un primer paso importante para abordarlas de manera efectiva y lograr una implementación exitosa del cambio organizacional.
Modelos de gestión del cambio
A continuación, veremos tres modelos o enfoques para enfrentar un proceso de gestión del cambio. El primero es el modelo ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement), desarrollado por Porsci; el segundo es el modelo planteado por Kurt Lewin (descongelar, movilizar, recongelar); y, finalmente, nos adentraremos en el modelo de las ocho etapas planteado por Kotter.
Modelo ADKAR
El modelo ADKAR fue desarrollado por Prosci, una reconocida firma de consultoría y capacitación en gestión del cambio. Su enfoque se centra en los aspectos individuales del cambio y proporciona un marco estructurado para ayudar a las personas a atravesar con éxito los procesos de cambio organizacional.
- Awareness (Conciencia)
En esta etapa, se busca crear conciencia sobre la necesidad y el motivo del cambio. Es fundamental que las personas comprendan la razón detrás del cambio y la importancia de su participación en el proceso.
- Desire (Deseo)
En esta etapa, se busca generar el deseo y la motivación para cambiar. Se deben abordar las preocupaciones y resistencias individuales, y comunicar de manera efectiva los beneficios y oportunidades que el cambio puede brindar.
- Knowledge (Conocimiento)
En esta etapa, se proporciona el conocimiento y la capacitación necesarios para adquirir las habilidades y competencias requeridas por el cambio. Es fundamental que las personas comprendan qué deben hacer y cómo hacerlo de manera efectiva.
- Ability (Habilidad)
En esta etapa, se brinda el apoyo y los recursos necesarios para desarrollar la habilidad y la capacidad de implementar el cambio de manera exitosa. Esto implica brindar oportunidades de práctica, retroalimentación y ajustes necesario.
- Reinforcement (Refuerzo)
En esta etapa, se refuerza y se mantiene el cambio a largo plazo. Se establecen mecanismos de seguimiento y se reconocen y recompensan los logros alcanzados. También se identifican y abordan las barreras o desafíos que puedan surgir durante la implementación.
El Modelo ADKAR se basa en investigaciones y experiencias prácticas en el campo de la gestión del cambio. Ha sido utilizado en numerosas organizaciones en todo el mundo y ha demostrado ser efectivo para gestionar el cambio a nivel individual. Prosci ha recopilado evidencia práctica y estudios de caso que respaldan la eficacia de este modelo en diversos contextos organizacionales. Este puede aplicarse a cualquier iniciativa de cambio en una organización, ya sea un cambio tecnológico, una reestructuración organizacional o un cambio cultural.
Modelo de Kurt Lewin
Este modelo, propuesto por el psicólogo Kurt Lewin, se basa en la idea de que el cambio exitoso implica un proceso de tres etapas: descongelar la situación actual, implementar el cambio y volver a congelar la nueva situación.
El Modelo de Kurt Lewin es ampliamente reconocido en la literatura sobre gestión del cambio y se ha aplicado con éxito en numerosas organizaciones. La teoría del cambio de Lewin se basa en la idea de que las personas tienden a resistirse al cambio debido a su tendencia a mantener el equilibrio y la estabilidad. Al descongelar la situación actual, se crea la oportunidad de introducir y consolidar el cambio de manera efectiva.
Este modelo puede aplicarse a diferentes tipos de cambios organizacionales, ya sea un cambio estructural, cultural o tecnológico. Algunas estrategias para aplicar este modelo incluyen:
- Crear un sentido de urgencia y motivación al comunicar la necesidad y los beneficios del cambio.
- Identificar y abordar las resistencias individuales y organizativas a través de la participación y la comunicación efectiva.
- Desarrollar e implementar planes de acción claros y detallados para asegurar una implementación efectiva del cambio.
- Establecer sistemas de retroalimentación y seguimiento para evaluar el progreso y realizar ajustes necesarios.
- Integrar el cambio en la cultura y estructura organizacional para garantizar la sostenibilidad a largo plazo.
Es importante tener presente que la gestión del cambio es un proceso continuo, que durante todo su desarrollo se está lidiando tanto con los factores facilitadores como los inhibidores, como se muestra en la siguiente gráfica.
Ocho etapas de Kotter
En la misma línea de lo planteado por Lewin, respecto de las estrategias a utilizar en proceso de gestión del cambio, surge este modelo que describe ocho etapas planeadas por John Kotter, profesor emérito de la Harvard Business School, que surge a partir de la observación de los errores que cometían habitualmente los líderes de las organizaciones cuando se enfrentaban a procesos de implementación de cambios.
En resumen podremos señalar que:
- El cambio organizacional se refiere a la modificación planificada de los procesos, estructuras y comportamientos dentro de una organización con el fin de lograr una mejora en su desempeño y adaptarse a nuevas circunstancias.
- El proceso de cambio generalmente consta de varias etapas, que incluyen la preparación, la planificación, la implementación y el mantenimiento del cambio.
- Netflix es un ejemplo de una empresa que ha llevado adelante un proceso de exitoso de gestión del cambio. Originalmente, Netflix era un servicio de alquiler de DVD por correo, pero, en 2007, decidieron cambiar su modelo de negocio a la transmisión en línea de contenido audiovisual.
- Las organizaciones enfrentan una serie de fuerzas que pueden facilitar o inhibir el cambio. Comprender estas fuerzas es fundamental para una gestión efectiva del cambio en una organización.
- La resistencia al cambio puede estar explicada tanto por factores individuales propios de cada integrante de una organización como de la organización en sí misma.
- Al gestionar la resistencia implícita al cambio, es importante fomentar la participación activa de las personas afectadas, crear un entorno seguro y de confianza para que compartan sus preocupaciones y perspectivas, y proporcionar información clara y transparente sobre el cambio. La comunicación efectiva y la participación significativa pueden ayudar a involucrar a las personas y mitigar la resistencia implícita al cambio.
